500强公司如何开高效会议,老板高管必读!

懿古今  2015-04-30 09:47  阅读 2,549 次

前几天发了一些关于开会的唠叨,具体请看《【吐槽】开会是为了解决问题的》,今天刚好看到这篇关于开会的文章,个人觉得很有道理,虽然我们不是高管不是老板,也非常值得读上一读的,所以今天转载分享给大家。

500强公司如何开高效会议,老板高管必读!|懿古今

以下是正文:

一、凡是会议,必有准备

在三星,永远不开没有准备的会议,会议最大的成本是时间成本,会议没有结果就是对公司的犯罪,没有准备的会议就等于一场集体谋杀。所以,在三星重大的会议由事先检查制度,没有准备好的会议必须取消。在会议前,必须把会议材料提前发给与会人员,与会人员要提前看材料并做好准备,不能进了会议室才开始思考。

二、凡是会议,必有主题

在三星,开会必须要有明确的会议目的,在会议准备的PPT前3页PPT,必须显示会议主题。 没有主题和流程的会议,就好比让大家来喝茶聊天,浪费大家的生命。会议的主题,要事先通知与会人员。

三、凡是会议,必有纪律

在三星,开会设一名纪律检查官(一般由主持人担任)议前先宣布会议纪律,对于迟到要处罚,对于会议上不安流程进行要提醒,对于发言带情绪要提醒,对于开小会私下讨论的行为要提醒和处罚,对于在会上发恶劣脾气和攻击他人行为进行处罚。

四、凡是会议,会前必有议程

要在会议之前明确清楚的会议议程,会议运营人员并要在会前书面发给各参加会议的人员,使他们能了解会议的目的、时间、内容,使他们能有充分的时间准备相关的资料和安排好相关工作。每一项讨论必须控制时间,不能泛泛而谈,海阔天空。

五、凡是会议,必有结果

开会的目的就是解决问题,会议如果没有达成结果,将是对大家时间的浪费,所以,每个人都要积极的参与到会议议程中来,会议监督官有权利打断那些偏离会议主题的冗长的发言,会议时间最好控制在1.5-2H以内,太长的时间会超过人的疲劳限度。会议主持人要设置时间提醒,现在还有60分钟,还有30分钟,还有10分钟。会议的决议要形成记录,并当场宣读出来确认。没有确认的结论,可以另外再讨论,达成决议并确认的结论,马上进入执行程序。

六、凡是开会,必有训练

三星把培训是看成节约时间成本的投资,让员工快速成长。培养员工,让员工减少犯错,提示技能,本质是提高了时间价值。三星,有专门针对如何开会的培训,对每个层级的员工都有足够的“会议训练”,而中国许多企业缺乏这样的培训:如何开会,如何主持,如何记录,如何追踪,如何对待分歧,如何会场汇报等的。这些必要的训练,会让公司的会议变得高效。

开会难免有意见不一或者争论,如果处理不好,就会影响开会的效果,适当注意一些艺术和技巧,就会化险为夷,例如要尽量做到在会上公开称赞、私下批评,在会中要做到就事论事,对事不对人,争论时也要尊重别人,不可恶意批评别人,对他人的意见如赞同不要忘了公开表示你的称赞,对意见不同也要注意措词,不能伤害别人的自尊,特别是有上级人员参加时更要注意,千万不能为了体现自己而贬低他人。

有时候要采取民主集中模式,开放心胸,容纳意见,要开放自己的心胸去倾听别人的意见,不要被自己先有的立场所左右,不要将你的结论强加于人,如果你要公布既定的政策、决定,要在事前说明不容讨论,需要与会人员讨论的一定不能是既定的决议。

七、凡是开会,必须守时

设定时间,准时开始、准时结束:准时开始、准时结束实际上就是尊重别人的时间,开会一定要准时,并要对每个议程定个大致的时间限制,一个议题不能讨论过久,如不能得出结论可暂放一下避免影响其他议题。如一个议题一定要有结论的话要事先通知与会人员,使他们有思想准备。

八、凡是开会,必有记录

一定要有一个准确完整的会议记录,每次会议要形成决议,会议的各项决议一定要有具体执行人员及完成期限,如此项决议的完成需要多方资源,一定要在决议记录中明确说明,避免会后互相推诿,影响决议的完成,这点特别重要,企业的各级管理人员经常会犯的一个毛病,由于会议没有形成决议,导致会议的作用没有体现出来,更会让一些管理人员误认为开会没有意义,直接影响其不想主持开会或者参与开会。

九、凡是散会,必有事后追踪

记住“散会不追踪,开会一场空”。加强稽核检查:要建立会议事后追踪程序,会议每项决议都要有跟踪、稽核检查,如有意外可及时发现适时调整,确保各项会议决议都能完成。很多企业管理人员都没有这样的意识和习惯,企业的高层也缺乏这样的要求。

文章来源:余工

历史上的今天:

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发表评论


表情

  1. 微童年
    微童年 【市长】 @回复

    希望我老板来看一下,哈哈

    • 懿古今
      懿古今【博主】2015-07-09 09:43  回复

      @微童年反正我们公司目前就做不到这个,每次都是临时起意,一大帮人集中后领导说几句话就散会,这个好像都不能说是开会了

  2. 中国历史
    中国历史 【省长】 @回复

    孙中山给国民党员,最初的书就是一本关于开会的书,开会是门学问、艺术。
    貌似《民权初步》,原来的名家叫《会议通则》。

    • 懿古今
      懿古今【博主】2015-07-01 21:43  回复

      @中国历史没想到博主已经研究到那么深了,我们公司连本文的要求一条都没有做到,很多会议都是临时的,然后就扯皮一番就散会了

  3. 阿飞
    阿飞 【镇长】 @回复

    五一休息了几天,竟然感冒了。劳累的命哦

  4. SIYO
    SIYO 【队长】 @回复

    我们一个会总是要拖好久。真郁闷

    • 懿古今
      懿古今【博主】2015-05-04 09:26  回复

      @SIYO嗯,拖得久能解决问题也不怕,就怕最后什么问题都解决不了

  5. 微风海岸
    微风海岸 【农民】 @回复

    500强曾经也是一个热门词

  6. 武汉婚纱摄影
    武汉婚纱摄影 【农民】 @回复

    江南留个脚印

  7. 阿飞
    阿飞 【镇长】 @回复

    五一假期第二天。还是宅在家里

  8. 灰常记忆
    灰常记忆 【镇长】 @回复

    这10句我听腻了

  9. 多说互访
    多说互访 【农民】 @回复

    散会不追踪,开会一场空

  10. 守心斋
    守心斋 【市长】 @回复

    会议准备时间也属于会议时间的一部分,这些资料和大量的准备工作也同样是在耗费人力物力时间,不是所有会议都适合这么做。如果一个本身之需要10分钟,参与人数3、5个的team会议,也花费N倍的人力、时间来做这些所谓的准备、沟通、纪律,这反而降低了效率,提高了成本

    • 懿古今
      懿古今【博主】2015-05-01 17:20  回复

      @守心斋我经常是到开会那一刻才知道自己要参加会议,等开会后才知道会议主题,结果可想而知

  11. 守心斋
    守心斋 【市长】 @回复

    这样制度、规章的东西其实很多企业都有,关键是看执行,不然就是一份宣传海报而已。

  12. 办公室植物
    办公室植物 【农民】 @回复

    感觉看完这篇文章,也不能根除

  13. 淘米纪
    淘米纪 【村长】 @回复

    很不错的文章,说的挺有道理

  14. 雅岚
    雅岚 【县长】 @回复

    无效率的开会最让人心烦, Hoho…..

    • 懿古今
      懿古今【博主】2015-05-01 17:17  回复

      @雅岚嗯,特别是在自己事情还有很多的情况下,还整天参加这种无聊的会议,就更郁闷了