我们公司开会之怪现状及浅谈个人关于会议的看法

昨天出差跑了一天，最主要的工作就是跟领导出差去开会，然后做会议记录写会议纪要。对比我们公司所开的会议和500强公司所开的会议，差距真的有点大，而且很多会议都不知道是否可以称之为会议？

500强公司所开的会议要点：

• 凡是会议，必有准备；
• 凡是会议，必有主题；
• 凡是会议，必有纪律；
• 凡是会议，会前必有议程；
• 凡是会议，必有结果；
• 凡是开会，必有训练；
• 凡是开会，必须守时；
• 凡是开会，必有记录；
• 凡是散会，必有事后追踪。

我们公司所开的大部分会议都是这样的：

会议大多数都是临时决定的，所以绝大多数参加会议的人员会前几乎都是不知道会议内容的，所以会前准备工作就无从谈起了；哪怕提前一天知道要开会，也是不知道会议内容的，只是被通知某天几点在哪里开会而已。

由于参会人员不知道会议议题，所以没有办法准备相应材料，最后就导致在汇报相应工作的时候东拉西扯，东说一句，西说一句，甚至有时候汇报的内容都已经跑题十万八千里了，不知道其他领导听懂没，反正我每次做会议记录都不知道该不该记录，也不知道应该如何记录。

由于汇报者自己都没有一个很清晰的材料，所以提出的问题或建议很多都是即兴的，有时候甚至分公司内部都没有讨论过，就直接在会议上向总部、向董事长汇报了。目前有一个相当不好的现象，就是在汇报工作的时候总是说出一系列的问题，总是热衷于汇报存在的问题，而从不汇报问题的解决办法，或者分公司自己对待问题的处理意见，总是一句话，现在存在XXX问题等待总部解决。接着总部就问了他们一句，那你们分公司对待这个问题是怎么看怎么解决的？然后就没有然后了。

凡是会议必有结果，但是我们每次会议都相当于吐槽大会，各个分公司、各个部门说了一系列的问题，然后再东拉西扯，然后就散会了。

凡是会议必有记录，凡是会议必有事后跟踪。参加过这么多会议，绝大多数领导都是来参加会议而已，带着耳朵来的，没有几个人是真正用心做笔记的，感觉好像有“事不关己高高挂起”的心态，所以在开会的时候他们可能知道会议讲了什么内容，但是会后大多数都是忘记了，更不用说会后跟踪了。哪怕我们时候会发一份会议纪要给他们，但是大多数也是不翻看的，感觉会议就是会上议论的事情，会后就是另一回事了。

凡是会议必有议程，理论上应该让与会人员提前知道会议内容，好让他们根据内容准备相关汇报材料，在会上就根据会议内容有针对性地汇报相应工作，而不是毫无准备地泛泛而谈，海阔天空地汇报，这样除了浪费会议时间之外，毫无意义。

凡是会议必有结果，每一次开会都应该目的明确，开了这个会议能够解决什么问题，达到什么效果。会议期间应该集中会议内容进行逐项讨论解决，而不是夸夸其谈地消磨会议时间，然后就不了了之。会议是要解决问题的，要不然就成了为了开会而开会了。

我们公司凡是几个分公司领导一起开的会议，必有一项工作就是各分公司汇报近期工作，然后就是凭着自己的感觉想到什么就说什么，而不是提前做好汇报材料，分一二三四五点来汇报清楚。个人感觉这么多次会议，每次会议超过3个小时的，这些人的汇报时间就要占去2个多小时。如果每一个汇报者都提前准备好汇报材料，然后根据材料进行逐项汇报，我想每个人十分钟足够汇报清楚完毕，总共加起来绝不会超过40分钟就能汇报完毕。

如果换作是我组织的会议，我想我可能会这样做：

1. 提前将会议内容告知各位与会人员，并告知谁做汇报者，汇报什么内容，并要求他们做好书面的汇报材料。
2. 会议开始前会收集所有汇报者所准备的汇报材料，书面的或电子版。
3. 会议上会列出会议的详细内容，比如现在进行工作汇报，就会在大屏幕上显示所需要汇报的工作事项；又比如进入到解决问题环节，就将所需要讨论或解决的问题投影到大屏幕上，有针对性地逐条解决。
4. 安排人员做好会议上的监督工作，如果有人汇报工作有明显超时，或偏离会议内容的，及时阻止，以免带偏会议。
5. 安排好人员做好会议记录和事后会议纪要及各事项落实跟踪工作。

以上五点只是我个人比较浅薄的想法，不敢说按这五个步骤去做就会做得更好，最起码在提高会议质量和效率方面还是敢有所保障的，最起码也会比现在我们公司所开的会议更有效率。不过还是那句话，不在其位不谋其政，要不然就会乱了套子的。

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