我们公司开会之怪现状及浅谈个人关于会议的看法

懿古今  2016年11月09日 22:19:33  阅读 181 次

昨天出差跑了一天,最主要的工作就是跟领导出差去开会,然后做会议记录写会议纪要。对比我们公司所开的会议和500强公司所开的会议,差距真的有点大,而且很多会议都不知道是否可以称之为会议?

我们公司开会之怪现状及浅谈个人关于会议的看法

500强公司所开的会议要点:

  • 凡是会议,必有准备;
  • 凡是会议,必有主题;
  • 凡是会议,必有纪律;
  • 凡是会议,会前必有议程;
  • 凡是会议,必有结果;
  • 凡是开会,必有训练;
  • 凡是开会,必须守时;
  • 凡是开会,必有记录;
  • 凡是散会,必有事后追踪。

我们公司所开的大部分会议都是这样的:

会议大多数都是临时决定的,所以绝大多数参加会议的人员会前几乎都是不知道会议内容的,所以会前准备工作就无从谈起了;哪怕提前一天知道要开会,也是不知道会议内容的,只是被通知某天几点在哪里开会而已。

由于参会人员不知道会议议题,所以没有办法准备相应材料,最后就导致在汇报相应工作的时候东拉西扯,东说一句,西说一句,甚至有时候汇报的内容都已经跑题十万八千里了,不知道其他领导听懂没,反正我每次做会议记录都不知道该不该记录,也不知道应该如何记录。

由于汇报者自己都没有一个很清晰的材料,所以提出的问题或建议很多都是即兴的,有时候甚至分公司内部都没有讨论过,就直接在会议上向总部、向董事长汇报了。目前有一个相当不好的现象,就是在汇报工作的时候总是说出一系列的问题,总是热衷于汇报存在的问题,而从不汇报问题的解决办法,或者分公司自己对待问题的处理意见,总是一句话,现在存在XXX问题等待总部解决。接着总部就问了他们一句,那你们分公司对待这个问题是怎么看怎么解决的?然后就没有然后了。

凡是会议必有结果,但是我们每次会议都相当于吐槽大会,各个分公司、各个部门说了一系列的问题,然后再东拉西扯,然后就散会了。

凡是会议必有记录,凡是会议必有事后跟踪。参加过这么多会议,绝大多数领导都是来参加会议而已,带着耳朵来的,没有几个人是真正用心做笔记的,感觉好像有“事不关己高高挂起”的心态,所以在开会的时候他们可能知道会议讲了什么内容,但是会后大多数都是忘记了,更不用说会后跟踪了。哪怕我们时候会发一份会议纪要给他们,但是大多数也是不翻看的,感觉会议就是会上议论的事情,会后就是另一回事了。

凡是会议必有议程,理论上应该让与会人员提前知道会议内容,好让他们根据内容准备相关汇报材料,在会上就根据会议内容有针对性地汇报相应工作,而不是毫无准备地泛泛而谈,海阔天空地汇报,这样除了浪费会议时间之外,毫无意义。

凡是会议必有结果,每一次开会都应该目的明确,开了这个会议能够解决什么问题,达到什么效果。会议期间应该集中会议内容进行逐项讨论解决,而不是夸夸其谈地消磨会议时间,然后就不了了之。会议是要解决问题的,要不然就成了为了开会而开会了。

我们公司凡是几个分公司领导一起开的会议,必有一项工作就是各分公司汇报近期工作,然后就是凭着自己的感觉想到什么就说什么,而不是提前做好汇报材料,分一二三四五点来汇报清楚。个人感觉这么多次会议,每次会议超过3个小时的,这些人的汇报时间就要占去2个多小时。如果每一个汇报者都提前准备好汇报材料,然后根据材料进行逐项汇报,我想每个人十分钟足够汇报清楚完毕,总共加起来绝不会超过40分钟就能汇报完毕。

如果换作是我组织的会议,我想我可能会这样做:

  1. 提前将会议内容告知各位与会人员,并告知谁做汇报者,汇报什么内容,并要求他们做好书面的汇报材料。
  2. 会议开始前会收集所有汇报者所准备的汇报材料,书面的或电子版。
  3. 会议上会列出会议的详细内容,比如现在进行工作汇报,就会在大屏幕上显示所需要汇报的工作事项;又比如进入到解决问题环节,就将所需要讨论或解决的问题投影到大屏幕上,有针对性地逐条解决。
  4. 安排人员做好会议上的监督工作,如果有人汇报工作有明显超时,或偏离会议内容的,及时阻止,以免带偏会议。
  5. 安排好人员做好会议记录和事后会议纪要及各事项落实跟踪工作。

以上五点只是我个人比较浅薄的想法,不敢说按这五个步骤去做就会做得更好,最起码在提高会议质量和效率方面还是敢有所保障的,最起码也会比现在我们公司所开的会议更有效率。不过还是那句话,不在其位不谋其政,要不然就会乱了套子的。

历史上的今天:

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表情

  1. 木庄网络博客
    木庄网络博客 【镇长】 @回复

    一到开会 我就睡觉!

  2. 青檬网
    青檬网 【队长】 @回复

    公司的核心就在于自身问题,把自身毛病一步一步解决才能迈向成功!

    • 懿古今
      懿古今【博主】2016-11-14 13:36  回复

      @青檬网这个只是个人观点和看法,可能在我们个人眼中是问题,可能在老板眼中就不是问题,毕竟大家所处位置不一样,所以仅仅吐槽而已 [偷笑]

  3. 大致
    大致 【村长】 @回复

    太“凡是”了。几个中字头可也是500强,他们的会也不怎样。

    • 懿古今
      懿古今【博主】2016-11-11 21:30  回复

      @大致[偷笑] 那是那些专家写的,我们也就是看看学习学习,不必太过认真

  4. 我爱动感单车网
    我爱动感单车网 【省长】 @回复

    “如果换作是我组织的会议,我想我可能会这样做”,会有这么一天的,博主你说呢?

  5. 文栋说自媒体
    文栋说自媒体 【村长】 @回复

    这是有多大的怨气,写这么多,哈哈哈

  6. 小萝博客
    小萝博客 【村长】 @回复

    定期开会好点

  7. Koolight
    Koolight 【省长】 @回复

    500强总有它500强的道理的!

  8. 明月登楼的博客
    明月登楼的博客 【省长】 @回复

    这就是人浮于事了!管理出问题了!